Modèle non exhaustif d'un plan de conservation et de destruction

Baril Ford Lincoln Inc. (« Nous ») reconnaît l'importance d'encadrer la conservation et la destruction des renseignements personnels de ses employés mais aussi de ses clients (actuels et passés), de ses fournisseurs et de toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activités. 

OBJECTIF ET CHAMP D'APPLICATION

Le présent Plan de conservation et de destruction (« Plan ») vise à catégoriser les documents à conserver en fonction de leur finalité ainsi que leur délai de conservation respectif et doter Baril Ford Lincoln Inc. de règles qui lui permettront d'assumer efficacement la gestion de ces documents durant tout leur cycle de vie. 

Le présent Plan s'applique à l'ensemble des documents produits ou reçus par Baril Ford Lincoln Inc. dans l'exercice de ses fonctions ou par toute autre personne à qui nous avons confié le mandat d'agir pour notre compte et ce, peu importe le support utilisé, le tout conformément aux exigences posées par le cadre légal auquel nous sommes assujettis. Le présent Plan s'applique non seulement à tout document, mais aussi aux données qui y sont liées. 

CATÉGORIE DES DOCUMENTS

Facture de Clients ; Factures de fournisseurs ; Permis de conduire ; Contrat d'achat de véhicule ; Contrat de location ; Contrat de financement ; Documents relatifs aux affaires courantes du concessionnaire ; Documents relatifs aux employés ; Adresses Courriel de clients et fournisseurs ; Numéros de téléphones ; 

CONSERVATION DES DOCUMENTS

Les documents devant être conservés par Baril Ford Lincoln seront entreposés : à l'interne, chez certains fournisseurs, dans une solution d'infonuagique, etc.]

Les règles de conservation décrites au présent Plan s'appliquent également à tous les fournisseurs de services et à toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activités détenant des documents nous appartenant. Ces derniers s'y engagent spécifiquement. 

Les documents peuvent être conservés sous forme imprimée, numérisée ou électronique, en s'assurant du respect des exigences légales et des normes de l'industrie, lorsqu'applicables. De plus, puisqu'il pourrait arriver que certains de ces documents doivent être déposés devant les tribunaux et doivent alors se conformer aux exigences légales afin de pouvoir être admis en preuve, ces documents seront conservés en respectant les exigences du Code civil du Québec et de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information. 

DESTRUCTION DES DOCUMENTS

Les documents seront conservés jusqu'à l'expiration des délais prévus à l'Annexe du présent Plan. Ces documents pourront ensuite être éliminés des supports informatiques utilisés dans le cadre de l'administration de Baril Ford Lincoln Inc.  et, dans le cas des informations sur support papier, déchiquetés selon un processus sécuritaire.

RESPONSABLE DE L'APPLICATION ET DE LA MISE À JOUR

Philippe Dumouchel

Date du plan [Septembre 2024, mise à jour]